Escrito por Seba Valdez – Director de Proyectos
Dentro de nuestra metodología de trabajo en Girolabs, tanto para desarrollos webs como para proyectos tecnológicos, elegimos WhatsApp como herramienta sincrónica de comunicación entre los miembros del equipo y el cliente.
Instintivamente aparecen fuertes “peros” en la cabeza, como por ejemplo:
- No me gusta usar WhatsApp para cosas del trabajo
- Un grupo más??? Ya tengo demasiados
- WhatsApp me parece muy informal
- Está buena la idea, pero existen aplicaciones mejores
- Prefiero mantener la comunicación por correo o por videollamada
Todos estos puntos de vista son totalmente válidos y tienen sus fundamentos, e incluso fue nuestra forma de pensar por mucho tiempo.
La búsqueda de la metodología ideal
A lo largo de los años fuimos explorando muchas combinaciones para lograr la tan anhelada “comunicación asertiva”, que para nosotros es un pilar importante para un proyecto exitoso.
Después de muchos intentos, en el 2019 nos rendimos ante WhatsApp y empezamos nuestras primeras pruebas usando la App en proyectos activos, involucrando al equipo y al cliente.
No tardamos mucho en darnos cuenta de algo muy básico, que se aplica tanto para herramientas físicas como para las virtuales: una herramienta va ser más o menos útil en la medida que entendamos cómo usarla. También que no existen soluciones mágicas, sino más bien existen “metodologías orientadoras” que nos ayudan a tener mayores posibilidades de lograr nuestro objetivo.
WhatsApp: cómo utilizarlo para proyectos
WhatsApp es la herramienta de mensajería instantánea más utilizada en Paraguay, y esta es la principal razón por la cual decidimos utilizarla como medio de comunicación.
Sí, tenemos conocimiento de otras aplicaciones que ofrecen mayor seguridad en los datos (Signal, Telegram, etc), pero seamos realistas, el hecho de tener que descargar una nueva App (en tu celular y/o computadora), crearte una nueva cuenta, acostumbrarte a la interfaz, y que las notificaciones de esa nueva App no se pierdan entre las otras que recibimos diariamente, no resulta nada práctico. Al final, queriendo ser innovadores, estamos creando barreras al proceso de comunicación.
Pero entonces… ¿Cómo utilizar WhatsApp para el trabajo? Cualquiera sea el rubro en el que trabajes, estos 3 puntos pueden serte de mucha utilidad:
#1 Estableciendo reglas claras desde el principio
Las tensiones que pudiesen existir en la comunicación de un proyecto son siempre por razones de expectativas. Hay que ser muy cuidadosos, ya que al utilizar WhatsApp para el trabajo inconscientemente tendemos a aplicar los mismos criterios que en nuestros grupos sociales.
Es muy importante aclarar:
- Cuáles van a ser los usos que le vamos a dar al grupo, para qué cosas vamos a utilizarlo
- Cuáles serían los usos incorrectos del grupo, situaciones que queremos evitar que sucedan
- Cuáles son las buenas prácticas o recomendaciones para sacarle todo el jugo posible
En ese sentido, en Girolabs creamos una “Guía de WhatsApp” que nos sirve como propuesta concreta para utilizar esta App de la mejor manera.
#2 Complementando su uso con otros medios de comunicación
Un error muy común es pensar que el grupo de WhatsApp va a ser la única herramienta de comunicación en todo proyecto. En Girolabs, además del grupo, utilizamos:
- Videollamadas semanales: checkpoints para ir presentando los avances, pendientes, y ponernos al día con las novedades. Esto lo hacemos por Google Meet, ya que utilizamos la Suite de Google. Para cada videollamada asignamos 1 hora de duración, pero siempre intentamos ser ágiles y terminar antes que eso.
- Resúmenes de reuniones y lista de pendientes: dependiendo de la complejidad del proyecto, redactamos minutas de reuniones detallando todo lo conversado, y manejamos una lista de pendientes compartida con el cliente. Un hack: una buena forma de empezar los checkpoints es teniendo esta lista a mano.
- Google Drive como repositorio: En Girolabs, cada proyecto tiene su propia carpeta en la nube. Allí se encuentran todos los archivos que vamos generando (el brief, el cronograma, los borradores de contenido, la lista de pendientes, etc) y los recursos gráficos (fotografías, ilustraciones, logos, etc). A esta carpeta tienen acceso el equipo de Girolabs y el cliente. Todos los proyectos son colaborativos y se van construyendo sobre la marcha, por lo que tener todo ordenado y documentado es de suma importancia.
#3 Siendo disciplinados
Ninguno de los puntos anteriores funciona si no tenemos constancia y si no somos metodológicos a la hora de aplicar los criterios.
Es importante tomar conciencia que la mejor forma de implementar este sistema es haciéndolo gradualmente. Vamos a tener proyectos que van a salir mejores que otros, pero lo importante es ir aprendiendo de la experiencia.
En ese sentido, te dejamos unos últimos consejos:
- En la práctica, muy pocas personas cuentan con celulares corporativos que “se apagan” al finalizar el horario laboral. Si sos el cliente, no caigas en la tentación de escribir fuera del horario laboral. Si sos el prestador de servicio y si recibís un mensaje fuera del horario laboral, no caigas en la tentación de continuar con la conversación: limitate a responder que el punto en cuestión se puede resolver mañana, o directamente respondé mensaje al día siguiente.
- Al iniciar el proyecto, presentá la “Guía de WhatsApp”. No basta con solo mandarlas por correo y que el cliente lo lea “cuando tenga tiempo”,, sino que vimos que era necesario leer con el Cliente, punto por punto, y en ese momento tener su consentimiento para poder tenerlo de guía durante el proyecto.
¿Te animás a probar?
Si estás leyendo este artículo es porque muy probablemente ya estás usando WhatsApp en el trabajo, ya sea con Grupos o en conversaciones al privado.
Si querés realizar más aportes a la Guía, esperamos tus comentarios a hola@girolabs.com para seguir construyendo juntos ese documento que nos sirve a todos.
