Como toda empresa en crecimiento, siempre estamos en búsqueda de una metodología de trabajo que nos haga productivos y por sobre todo encaje y potencie la cultura de la empresa.
Además, como parte de nuestro compromiso de ser una Empresa B, buscamos que nuestros colaboradores estén cómodos, se sientan seguros, y que puedan desarrollarse personal y profesionalmente dentro de la empresa. Después de todo, pasamos 8 horas al día, 50% de nuestro tiempo activo, inmersos en nuestro ambiente laboral.
En esta búsqueda de metodologías, nos encontramos con términos como sociocracia, holocracia, metodologías ágiles y otras que nos inspiraron a crear nuestro propio sistema de gestión, el cual queremos compartirles en este artículo.
Antes de continuar, creemos que esta y todas las metodologías son un ser vivo, que si bien delimitan una estructura básica, se va modificando y mejorando según las nuevas necesidades y la madurez de su aplicación
¿Cómo nos organizamos?
Nuestro equipo de trabajo diario está compuesto por 8 personas, por lo que organizarse es todavía sencillo. Pero desde marzo del 2020 implementamos el trabajo remoto, lo que requirió actualizar nuestros procesos habituales a la forma de trabajar.
La metodología Girolabs tiene espacios importantes:
- Reunión general de seguimiento – 2 veces a la semana (40 min)
- Reunión operativa de trabajo – 1 vez al día (20 min)
- Coordinación estratégica – 1 vez a la semana (1 hora)
- Coordinación administrativa – 1 vez a la semana (1 hora)
- Reflexión y Planificación – 1 vez al mes (3 horas)
Reunión general de seguimiento
Estas son las reuniones generales del equipo completo. Actualmente son los martes y los jueves a las 9:30 hs con una duración de 40 minutos. Para evitar que las llamadas se alarguen más de lo establecido, utilizamos como algo positivo las llamadas gratuitas de Zoom que tienen una duración de hasta 40 minutos, esto nos obliga a terminar la reunión en ese tiempo. Además, rotamos al encargado de dirigir y moderar la reunión de manera que todos tengan esta oportunidad y distribuir esa responsabilidad de hacer la llamada puntualmente.
La reunión está estructurada en 3 partes bien definidas:
- Situación personal de los miembros del equipo. Abrimos un espacio donde cada uno cuente un resumen personal de sus últimos días en 1-3 minutos (actividades de ocio, hobbies, preocupaciones, en qué ocupan su cuerpo y mente fuera del trabajo), sumándole el desafío de resumir su estado o “mood” en una palabra. Ese mood es registrado en un “tablero” que es actualizado diariamente por cada uno, con el fin de tener una auto-evaluación periódica. Este tablero es público y visible por todo el equipo, lo cual hace que se note cuando alguien está motivado y productivo, y también cuando una persona que lleva una “racha” difícil.
Creemos que al hacer este ejercicio estamos trayendo de forma consciente los pensamientos y así intentar manejarlos, y que ellos no nos manejen a nosotros.
- Noticias Generales. Este espacio dura aproximadamente 5 minutos, y es donde se hacen los nuevos anuncios: potenciales nuevos clientes, culminación de trabajos, cobro de salarios, hitos importantes, salud financiera de la empresa, entre otras cosas.
- Estado de los trabajos. Como última parte, cada persona tiene un tiempo de 3 a 5 minutos para contar a todo el equipo en que estuvo trabajando en los últimos 2 días y cuáles son las actividades pendientes para los próximos 2 días. Este es un espacio para que también donde se designan nuevas responsabilidades, se organizan reuniones por equipos de trabajo y se verifican los tiempos de entrega de cada proyecto.
Extra bonus: con relación a la herramienta de productividad utilizada, hace cuestión de 2 meses migramos de Todoist a ClickUp, ya que la anterior herramienta si bien era muy útil, resultaba un tanto sencilla y no cumplía todas nuestras expectativas.
Con Click up podemos lograr todo lo que logramos con Todoist y además tener vistas al estilo Kanban, Timeline, Calendario, Control de tareas, aplicación de la metodología SCRUM para proyectos más complejos, reportes, entre otras funcionalidades geniales.
Reunión operativa de trabajo
Es nuestro ¨standup meeting¨ donde vemos los pequeños detalles de los proyectos para organizar nuestro día. Se realizan los lunes, miércoles y viernes, osea los días que no hay reunión general. La estructura de esta reunión es igual a la de la reunión general, pero mucho más resumida, ya que se hace un grupo más reducido de trabajo del proyecto.
Coordinación Estratégica
Es una reunión semanal, normalmente los martes luego de la reunión general, donde participan el director general, director de tecnología y director comercial. Aquí es donde vamos analizando los procesos de trabajo y ajustando cuestiones si son necesarias. A esta reunión también se le convoca otro miembro del team, a fin de tener una mirada más completa de la situación a la hora de tomar decisiones. Principalmente en las reuniones de coordinación estratégica se van puliendo la forma en que trabajamos, ajustes de contratos, presupuestos, forma de comunicación interna y con los clientes.
Reflexión y Planificación – Giroday
Un sábado al mes, todo el equipo se reúne para reflexionar y planificar juntos el futuro de Girolabs. Elegimos el sábado (sabemos que cuesta) porque es un día en que podemos encontrar paz y olvidarnos del trajín diario del trabajo con clientes. Comenzamos a las 10:00 hs y se extiende hasta las 12.30 hs.
Tenemos dos modalidades de Giroday:
- De aprendizaje y reflexión, donde invitamos a algún miembro del equipo que enseñe algo nuevo y útil para todos, preparando un video corto reflexivo o una presentación tipo taller.
- De planificación, donde ponemos sobre la mesa un tema central a debatir y decidir. Los temas son variados: pulimos el target de clientes al que nos dirigimos, nuevos productos, nuevos roles y tareas, y otros temas relacionados a Girolabs del futuro.
Reunión Financiera y Comercial
Por último, pero no menos importante, la reunión semanal para coordinar la entrega de facturas, pagos, cobros, flujo de caja, contratos. Aquí tenemos la ayuda de Dominique de Vogel que nos ayuda liderando estas tareas. Esta reunión nos ayuda a tener una visión más real del flujo de caja, hacemos las proyecciones de pagos. También aprovechamos para hacer seguimientos a nuestros prospectos y futuros clientes. A final de mes revisamos, las metas comerciales y establecemos nuestras estrategias de cobros.
